Vorstandsklausur 20./21.11.23

Anwesend:

Evelyn Wurm, Martin Müller, Mohamed ZakZak (ab TOP 8), Jörg Sommer, Wolfram Britz, Astrid Köhler (digital /Top 4), Stefan Löchtefeld (digital)

Begrüßung

• Jörg Sommer begrüßt die Anwesenden, bedankt sich bei der Stadt Kehl für die Gastfreundschaft und klärt die organisatorischen Grundlagen.
• Er begrüßt Stefan Löchtefeld als korporatives Mitglied des Vorstandes ohne Stimmrecht gem. Beschluss der vorherigen Sitzung.

Protokoll letzte Sitzung (Beschlusskontrolle)

• Es gibt keine Anmeldungen zum Protokoll. Alle Arbeitsaufträge wurden erledigt.

Aktueller Stand der Verbandsentwicklung

• Die Eintragung in das Vereinsregister sowie die Eintragung in das Transparenz- und Lobbyregister sind erfolgt.
• Das Konto ist erfolgreich bei der GLS-Bank eröffnet.
• Alle Fachgruppen starten im Januar 2024.
• Das Verfahren für Neuaufnahmen mit Info-Mail an alle hat sich bewährt und soll beibehalten werden. 

Mitgliederentwicklung

• Jörg Sommer berichtet anhand des Dashboards über die Mitgliederentwicklung seit der Verbandsgründung:
  • Aktuell haben wir exakt 150 Mitglieder. Davon sind rund 80% persönliche Mitglieder und knapp 20% Institutionen. Etwa ein Viertel der Institutionen sind gemeinnützig.
  • 54% der Mitglieder sind Männlich, 46% weiblich.
  • 56% der Mitglieder sind Angestellte, 3% Beamte, 28% sind Selbständige.
  • Rund 50 Mitglieder kommen aus dem Großraum Berlin, weitere Schwerpunkte liegen im Ruhrgebiet (15), Im Raum Rhein-Main (14) und Stuttgart (28).
  • Die Fachgruppen verteilen sich wie folgt:
    • 66 Dienstleister
    • 30 Wissenschaft
    • 29 Verwaltung
    • 23 Zivilgesellschaft
    • 3 Vorhabenträger
  • Alle Arbeitsgruppen haben mindestens 9 Mitglieder, sind also arbeitsfähig. Spitzenreiter sind die AG Methodik (35) sowie Digitalisierung (23) und Qualitätssicherung/Wvaluation (23)
  • Das Jahresbeitragsaufkommen beträgt ca. 23.000.- EUR
• Das Thema „Anmeldung von mehreren Personen für Arbeitsgruppen aus einer Institutionenmitgliedschaft“ wird ausführlich diskutiert und folgendes beschlossen:
• Jede Institution soll eine Ansprechperson benennen.
  Diese Person ist Mitglied in der zugehörigen Fachgruppe.
  Für die Mitgliederversammlung kann ggf. schriftlich eine besondere Vertretung benannt werden.
  Weitere Personen des Unternehmens sind eingeladen, persönlich Mitglied zu werden.
  Im Beitrittsformular wird ein deutlicher Hinweis aufgenommen.
• Jörg Sommer ergänzt das Beitrittsformular um einen Hinweis zur Vertretung/Mitarbeit durch eine Person.

Rolle und Selbstverständnis des Vorstandes

• Der Vorstand versteht sich generell als Team. Es gibt keine klassische Aufgabenteilung sondern das Konzept “Ownership/Kümmerer”. D.H. einzelne Mitglieder stehen dafür, dass bestimmte Themen gemeinsam bearbeitet werden
• Sitzungsfrequenz: Grundsätzlich wird ein monatlicher Jour Fixe per Zoom vereinbart für jeden ersten Mittwoch im Monat von 9 Uhr bis 10 Uhr. Der erste Termin ist am 7. Februar 2024.
• Martin Müller legt eine Zoom-Konferenz für die nächste Vorstandssitzung am 07.02.2024 an und verschickt den Link an alle.
• Der Vorstand wird sich 2024 auf folgende Aufgaben konzentrieren:
  • Lobby- und Öffentlichkeitsarbeit
  • Nutzen für Mitglieder produzieren wie Austausch- und Vernetzungsmöglichkeiten
  • Strukturen für das Verbandsleben schaffen
  • Erkennbarkeit erzeugen
  • Verbandstagung organisieren
• Die Organisation der Ablage für alle gemeinsam ist über das System „Confluence“ möglich.
• Jörg Sommer richtet Confluence ein und organisiert einen Zugang für jedes Vorstandsmitglied.

Haushalt 2024 / Personal

• Bei der aktuellen Mitgliederzahl stehen ca. 2000 € monatlich zur Verfügung.
• Für die organisatorische Unterstützung soll eine Person (geringfügige Beschäftigung oder Werkvertrag) eingestellt werden für einen Tag in der Woche. Der Arbeitsplatz kann beim bipar eingerichtet werden. Jörg wird eine entsprechende Ausschreibung starten, die auch als Info an alle Mitglieder gehen soll.
• Jörg Sommer formuliert eine Ausschreibung für die Besetzung der Geschäftsstelle und organisiert die Besetzung. Der Vorstand wird informiert.

Verantwortung / Ownership

• Politische Vertretung: Jörg Sommer Martin Müller Wolfram Britz
• Community-Building: Martin Müller Stefan Löchtefeld
• Öffentlichkeitsarbeit/Medien: Evelyn Wurm Jörg Sommer
• Internationales: Nils Jonas
• Jahrestagung/Fachverbandstag/Preisverleihung: Stefan Löchtefeld Evelyn Wurm
• Arbeitsgruppen: Mohamed ZakZak
• Fachgruppen: Astrid Köhler
• Finanzen: Mohamed ZakZak Jörg Sommer

Etablierung der Arbeitsgruppen / Fachgruppen

Fachgruppen

• Alle Fachgruppen konstituieren sich im Januar 2024. Sie sollen sich nach dem durch den Vorstand unterstütztem Start selber organisieren. Nach Benennung der Vorsitzenden erfolgt die Einladung zu den Vorstandssitzungen durch Jörg Sommer.

Arbeitsgruppen

• Die Vorstandsmitglieder übernehmen Patenschaften für die einzelnen Arbeitsgruppen und laden per Zoom zu einer ersten Sitzung ein analog der Fachgruppen mit folgender Zuordnung:
  • Patenschaft und Einladung zum ersten Treffen der AG Methodik: Nils Jonas
  • Patenschaft und Einladung zum ersten Treffen der AG Digitalisierung und KI: Astrid Köhler
  • Patenschaft und Einladung zum ersten Treffen der AG Internationales: Nils Jonas
  • Patenschaft und Einladung zum ersten Treffen der AG Aleatorische Verfahren: Martin Müller
  • Patenschaft und Einladung zum ersten Treffen der AG Diversity: Mohamed ZakZak
  • Patenschaft und Einladung zum ersten Treffen der AG Evaluation: Stefan Löchtefeld
  • Patenschaft und Einladung zum ersten Treffen der AG Betriebliche Beteiligung: Jörg Sommer
  • Patenschaft und Einladung zum ersten Treffen der AG Ländlicher Raum: Martin Müller
  • Patenschaft und Einladung zum ersten Treffen der AG Kinder- und Jugendbeteiligung: Evelyn Wurm
  • Patenschaft und Einladung zum ersten Treffen der AG Qualitätssicherung: Stefan Löchtefeld
• Jörg Sommer teilt den AG-Verantwortlichen die Kontaktdaten der jeweiligen Mitglieder mit.

Community Building

• Grundhaltung: Der Fachverband lebt von und durch die Mitglieder. Deshalb fördern wir den aktiven auch direkten Austausch auf Eigeninitiative. Wir setzen dabei eher auf Angebote (pull) als auf zwangsweise “Bespaßung” (push)
• Wir entwickeln eine Plattform ähnlich wie bei der Allianz Vielfältige Demokratie, die sowohl den Arbeits- und Fachgruppen die Arbeit erleichtert, als auch direkten Austausch fördert.
• Stefan Löchtefeld prüft bis zur Januar-Klausur die Möglichkeiten von speziellen Vereins-Apps zur Verwaltung aber auch für das Community-Building.
• Wir diskutieren im Rahmen der Januar-Klausur weitere Angebote, bislang gibt es dazu folgendes grobes Meinungsbild:
  • Webinare zu unterschiedlichen Themen
  • Jour-Fixe/ Stammtissch online und in Präsenz?
  • FAQ-Videokonfrenezen zu aktuellen Auszeichnungen, Förderprogrammen (Aktive Akquise)
  • Aktvierende Befragungen als gutes Instrument mit Offenem Feld für Ideen
  • Jobbörse über uns? … zum selbst eingeben
  • Mitglieder müssen gepflegt werden
  • Fachgruppen ebenso – wir besprechen das nochmal in der kommenden Sitzung
  • Brauchen wir einen Wettbewerb. Es gibt ja schon den des Kompetenzzentrums. Dort eventuell als Partner mitwirken. Er prämiert Kommunen. Vielleicht prämieren wir Menschen/Akteure?
  • (langfristig) – Präsentation der Mitglieder auf der Webseite?
  • Öffentliche Mitgliederliste ab Herbst?
• Jörg Sommer stellt allen Vorstandsmitgliedern zum 31.12. die aktuelle Mitgliederliste zur Verfügung. Diese ist vertraulich und darf nur für Verbandszwecke verwendet werden.

Jahrestagung 2024

• Darüber sprechen wir ausführlicher bei unserer Januar-Klausur. Aktueller stand der Überlegungen:
  • Wir wollen was Besonderes: Etwas mit dem EU-Parlament zusammen, mit Barcamps der Mitglieder und einem prominenten Gast (Keynote) an entsprechender Stelle wie Straßburger Parlament z.B.
  • Dazu ein Europäischer Preis?
• Wolfram Britz und Jörg Sommer stellen Überlegungen zu einer Jahrestagung in Straßburg an.

Sonstiges

• Jörg Sommer beantragt für den Fachverband die Mitgliedschaft im Kompetenzzentrum Bürgerbeteiligung.
• Vorschlag: Wir holen nun ab Januar die Beiträge rein. Die 3 Monate vorher erlassen?
• Jörg Sommer sucht eine Steuerberater und klärt, ob wir unser Geschäftsjahr nach Kalenderjahr oder Gründungsdatum ausrichten.
• Reisekosten für die Vorstandssitzungen können nach Bundesreisekostenveordnung abgerechnet werden, sobald Geld in der Kasse ist.
• Nächste Vorstandssitzung in Präsenz ist am 22.1.2024 bis 23.1.2024 jeweils von Mittag bis Mittag in der Geschäftsstelle in Berlin.
• Alle bilden sich eine Meinung: Brauchen wir eine WhatsApp-Gruppe für den Vorstand?
• Im Januar auch ein Thema: Ehrenmitglieder als „Zugpferde“? – „Rat der Weisen“?
• Anfrage eines Mitglieds bezüglich einer Beurteilung für einen Beteiligungsprozess: Wir wollen nicht „Schiedsrichter“ spielen. Wir rügen nicht, stellen dafür klare Regeln auf (vgl. Allianz-Papiere)